Ранее Минтруд разрешал работодателям направлять расчётные листки работникам на электронную почту (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560) при условии, что в трудовых договорах или локальном акте компания зафиксировала такой порядок извещения сотрудников о составных частях зарплаты.
Однако в начале 2023 года чиновники неожиданно изменили свою позицию. Теперь, по их мнению, недостаточно указать в локальных актах или трудовых договорах, что компания выдаёт расчётные листки в электронном виде. Необходимо использовать систему ЭКДО, чтобы выдача листков соответствовала требованиям ТК РФ (письмо Минтруда от 20.01.2023 № 146/ООГ-296).
Возможная причина такого резкого разворота чиновников ? новые нормы трудового законодательства (ст. 22.1—22.3 ТК), с 2021 года в ТК РФ ввели понятие кадрового ЭДО. Кроме того, с 1 марта 2023 года вступили в силу единые требования к форматам электронных документов (приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н).
Чтобы разобраться в ситуации, журнал «Главбух» обратился с просьбой прокомментировать последнее письмо Минтруда № 146/ООГ-296 к представителям юридического сообщества и Роструда. Свой комментарий по запросу журнала «Главбух» дала и адвокат Поляк М.И.
Мария Ивановна отметила, что мнение Минтруда из письма от 20.01.2023 № 146/ООГ-296 не является нормативным актом, поэтому можно не опираться на эти разъяснения в работе. ТК не запрещает работодателям отправлять расчётные листки на электронку. Нарушения законодательства не будет, если такой способ извещения предусмотрен в локальных актах и работники ознакомлены с правилами. Также сотрудник и компания вправе договориться в допсоглашении к трудовому договору о том, что работодатель направляет расчётные листки по электронной почте, это не запрещено. Ещё один вариант: работник пишет письмо, в котором отказывается от бумажных расчётных листков и просит отправлять листки на электронную почту.
Журнал «Главбух» ? практический журнал для бухгалтеров по налогообложению и бухгалтерскому учёту, который учитывает все изменения в законодательстве. Журнал издаётся с 1994 года, а в мартовском номере за 2023 год вы можете прочитать комментарий адвоката Поляк М.И.